Garanties i seguretat en l’ús del correu professional: @icab.cat

1. El risc dels comptes personals i gratuïts. L’ús de comptes de consum o gratuïts per a finalitats professionals presenta riscos significatius en l’àmbit de la protecció de dades i la seguretat jurídica, pels següents motius:

• Manca de contracte específic: Aquests serveis es regeixen per condicions generals i polítiques de privacitat genèriques de Google, sense clàusules adaptades a les necessitats professionals.
• Falta de Privacitat: Les versions gratuïtes o de consum no garanteixen el secret professional, atès que les plataformes sovint es reserven el dret d'analitzar, indexar o processar els continguts i dades introduïdes per a finalitats de perfilat, publicitat o entrenament d'algoritmes, vulnerant la confidencialitat client-advocat.
• Manca de contracte específic: Aquests serveis es regeixen per condicions generals i polítiques de privacitat genèriques de Google, sense clàusules adaptades a les necessitats professionals.
• Jurisdicció incerta: Sovint no ofereixen el framework adient amb el marc jurídic europeu, ja que poden estar gestionats per entitats del grup situades fora de la Unió Europea.
• Menor control: No disposen d’una administració centralitzada, dificultant la governança de la informació sensible del despatx.

2. Mesures i garanties del compte @icab.cat. A diferència dels anteriors, els comptes sota el domini @icab.cat estan dissenyats per complir amb els estàndards més exigents:

• Marc contractual robust: El servei es recolza en una Data Processing Amendment (DPA) específica, que articula les obligacions de Google com a encarregat del tractament de dades, incloent mesures de seguretat i garanties per a transferències internacionals.
• Jurisdicció europea: L’acord està subscrit amb Google Ireland Limited, reforçant la protecció de la informació dins del marc jurídic de la Unió Europea.
• Certificacions de seguretat d'alt nivell: L’entorn Workspace de l’ICAB compta amb la certificació de nivell alt de l'Esquema Nacional de Seguretat (ENS). A més, disposa d’auditories internacionals ISO/IEC 27001, 27017, 27018 i 27701, que garanteixen una gestió òptima de la privacitat.
• Compliment del RGPD: Els serveis tenen una adhesió verificada al EU Cloud Code of Conduct (nivell 2), cosa que acredita davant de tercers que les polítiques de protecció de dades estan plenament alineades amb el Reglament General de Protecció de Dades.

3. Tractament de Dades Personals en el marc de l'activitat professional

• El tractament de Dades Personals en el marc de l'activitat professional de l'advocacia està emparada en l'execució del contracte entre el professional i el client (Article 6.1.b RGPD) o, en el seu cas, en l'interès legítim de mantenir relacions professionals respecte al tractament de dades de contacte, d'empresaris individuals i professionals liberals (Article 6.1.f. RGPD).
• Així mateix, cal apuntar que, en atenció a l'article 10 LOPDGDD, el tractament de dades referides a condemnes i infraccions penals, així com a procediments i mesures cautelars i de seguretat connexes, només seran possibles quan siguin duts a terme per advocats i procuradors i tinguin per objecte recollir la informació facilitada pels seus clients per a l'exercici de les seves funcions.

En conclusió: L'ús de les eines digitals en la nostra professió requereix la màxima diligència. No s'ha d'utilitzar mai un compte d’e-mail i IA gratuït per a la tasca professional, ja que suposa un risc crític per a la confidencialitat de la informació dels vostres clients. Per a qualsevol gestió o tractament de dades, és indispensable utilitzar el compte @icab.cat o bé un servei llicenciat en què es garanteixi de forma contractual el compliment de totes les obligacions de seguretat de la informació, la LOPDGDD i el RGPD.

Us recordem la conveniència de migrar la vostra activitat professional a aquest entorn protegit, per minimitzar riscos legals i de seguretat.

Comitè de Protecció de Dades ICAB